参加展会的工作流程与内容

来源:www.szjoinshow.com    作者:深圳展览公司    发布时间:2013-05-27

1、展览公司要登门了解参展商对此次展会欲达到的目的以及对展会的安排情况,(要一直有专人进行服务)。
2、对参展商要求进行梳理,先将根据要求对展位平面摆设布局进行规划,将产品区、接待区、形象区、演示区、洽谈区等作合理的规划。再将平面规划图呈送到参展商进行确认调整。
3、平面规划调整完毕后,展览公司根据确认的规划进行正式的效果设计,在设计期间最好由两名主创设计全程协调作业,一名是对框架设计,另一名是对后期的色彩、灯光、平面进行设计,以此保证设计图的完美性。
4、提交设计稿进行初步审核、征集修改建议。
5、参展商用一周的时间对设计稿审议,并提出修改意见。
6、展览公司再按修改意见对设计稿进行修改完善。(周期3天)
7、而后进行第二轮设计稿提交,后期可进行多次修改。
8、几天后展览公司将设计稿完全修改完成。(在后面还可以对设计进行局部修改)
9、确认后展览公司开始进行施工图的绘制。结合参展商的产品特点和规格,确立所有道具、展具、演示区域的规格尺寸。
10、与参展商面对面进行展位涉及的材料、材质进行商议沟通,并提供样板,对材质的价格及效果区别进行详细阐述,以参展商作出确认的为准。
11、参展商确认后展览公司开始进行作详细报价单,列明数量、单价、材料品牌。并提交参展商审议。
12、双方对报价进行沟通确认最终报价。
13、进行签定合同,并规范双方的义务和责任。
14、在合同签定后展览公司出具制作进度表,以便参展商实时了解制作进度,并可随时可去展览公司工厂抽验检查制作的质量。
15、参展商进行预付款的支付。预付款为合同金额的50%。(尾宽在展会结束后一周内支付。
16、展览公司在收到预付款后第二天开始进行各项工作的开始。具体涉及的工作为:
    平面海报的设计、将图送大会审批、交纳展馆费用、工厂备料开始制作。
  17、 到布展日进入展馆进行整体组装搭建。并允许客户现场做小范围的修改调整
18、展览公司应在最后一天搭建的下午两点钟将搭建完毕的展位交付参展商使用,以便参展商对部分区域做自行的布置。
 19、在展会期间除安排木工、电工各一名巡场之外,展览公司业务跟进人员也要随时在展馆盯场,适时的为客户服务。展览公司应该免费为参展商提供展台所需的鲜花、绿植及饮水机、饮用水、等物品供客户使用。
 
20、展览会结束日展览公司协助参展商撤展后对展位进行拆除,并清理场地以便顺利退回押金。
 
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